BAB 4
MANAJEMEN UMUM
Pengertian Manajemen
Arti dan Fungsi Manajemen
Berikut merupakan definisi manajemen menurut Profesor Oei Liang Lee.
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen memiliki lima fungsi, yaitu : Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan.
Setiap kegiatan yang dilakukan tentunya memiliki tujuan, untuk mencapai tujuan tersebut tentunya diperlukan perencanaan. Secara garis besar, perencanaan menggambarkan tentang : apa, bagaimana, mengapa, dan kapan akan dilakukan. Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masing kegiatan. Pelaksana kegiatan terdiri dari orang-orang yang memiliki berbagai macam keinginan, kebutuhan serta pola fikir yang berbeda.

Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen, diantaranya adalah :
a. Manajemen Puncak
Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.
b. Manajemen Madya
Disebut manajemen madya atau manajemen administratif. Bertanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan kegiatan umum dari manajer puncak.
c. Manajemen Operasional
Manajemen operasional merupakan jenjang terendah, juga sering disebut “supervisor garis pertama”, karena bertanggung jawab melakukan supervisi pada karyawan yang mengerjakan kegiatan harian. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat manajemen madya.
Latar Belakang Sejarah Manajemen
Gerakan Manajemen Ilmiah
Beberapa tahun sebelumnya, Henry Fayol (1841 – 1945), ia memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian, dan pengendalian.
Sejak pemunculan bukunya yang berjudul The Principles of Scientific Management tahun 1911, Taylor dikenal dengan bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien, yaitu :
Prinsip 1 : Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar intensif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

Taylor juga mempelopori penelitian tentang pengukuran-waktu-kerja. Menurutnya, pengolahan yang menghemat tenaga kerja atau produksi massa akan kurang berarti jika pengelolanya tidak dapat terus melakukan perbaikan atau penyempurnaan dari segi teknis.

Sekolah-Sekolah Tentang Pemikiran Manajemen
Sekolah Klasik (Classical School)
Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Sekolah klasik telah memberi saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan penegndalian.
Sekolah Perilaku (Behavioral School)
Sekolah ini memusatkan pada aspek kemanusiaan dari manjemen dan menekankan kebutuhan para manajer untuk memahami manusia.
Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)
Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuntitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
Analis Sistem
Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi.
Analis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.
Manajemen Hasil
Pertama kali ditemukan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950-an, manajemen hasil atau manajemen berdasarkan sasaran (management by objectives/MBO) semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.
MBO memusatkan perhatian pada hasil, bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan. Anggapan yang ada pada MBO ini adalah bahwa hasil yang dibuat oleh manajer atau karyawan merupakan sesuatu yang penting.
Adapun kekurangan dari MBO :
- Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.
- MBO hanya akan sukses bila semua pihak mau berpartisipasi.
- MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.
- Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.
Perencanaan
Fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi-fungsi pengkoordinasian dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat perencanaan, adapun sifat lain dari fungsi perencanaan adalah : sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.
Bentuk Perencanaan
a. Tujuan
Merupakan suatu sasaran di mana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b. Kebijakan (Policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.
c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.
d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.
e. Aturan (Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.
f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran. Dalam organisasi biasanya program dibuat dua macam, yakni : program umum dan program khusus.
Kegunaan Perencanaan
a. Mengurangi Ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah, oleh karena itu perlu diadakan perencanaan. Dalam hal ini yang penting adalah memilih suatu cara yang dianggap paling tepat untuk mencapai tujuan.
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan yang baik akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam organisasi menuju kepada satu sasaran/tujuan yang telah ditetapkan.
c. Memperingati biaya
Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakannya penghematan ongkos-ongkos.
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
Pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yang telah direncanakan.
Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
a. Menetapkan tujuan
Tujuan lebih dulu dibuat secara umum kemudian baru dipecah-pecah menjadi beberapa tujuan untuk masing-masing bagian. Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan.
b. Menyusun anggapan-anggapan (Premissing)
Anggapan yang dicari adalah anggapan yang diperkirakan dapat memberikan pengaruh terhadap suatu rencana. Anggapan-anggapan ini disebut juga faktor-faktor lingkungan, dapat bersifat terawasi dan dapat bersifat tidak terawasi, atau dapat bersifat kuntitatif dan kualitatif.
c. Menentukan berbagai alternatif tindakan
Agar tujuan dapat tercapai sebaiknya dipilih cara-cara yang sesuai saja.
d. Mengakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih
Dalam poin ini, dilakukan usaha untuk mencari alternatif yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu, disini berlaku prinsip ekonomi.
e. Mengambil keputusantan
Setelah diadakan penilaian dengan mengadakan pembandingan serta pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternatif, barulah diambil keputusan tentang mana alternatif yang diharapkan dapat mencapai tujuan.
f. Menyusun rencana pendukung
Setelah kelima langkah ini diselesaikan, dapat dikatakan langkah penyusunan perencanaan sudah selesai.
Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional
Dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.
Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktu, perencanaan dikelompokkan menjadi tiga golongan : Perencanaan jangka panjang, Perencanaan jangka menengah dan Perencanaan jangka pendek.
Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
Selain memiliki kebaikan, perencanaan juga memiliki kelemahan yang membatasinya. Sulitnya mencari anggapan secara teliti; Perubahan yang sangat cepat; Kekakuan internal (kekakuan psikologis, kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan, dan kekakuan sumber daya dan dana.); Kekakuan eksterna dan Waktu dan biaya.
Pengambilan keputusan
a. Syarat pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan haruslah rasional. Pengambilan keputusan secara rasional membutuhkan beberapa syarat :
- Harus berusaha untuk dapat mencapai tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
- Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan manakah yang dapat dicapai beserta kekurangannya.
- Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian.
- Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat.
b. Alat pengambilan keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional, digunakan alat seperti : 1. Operating research, 2. Teori probabilitas, 3. Linear programming. Selain itu terdapat teknik lain dalam pengambilan keputusan, yaitu : Analisa risiko dan pohon keputusan.

Pengorganisasian
Pengertian
Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian adalah usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok (personalia, fungsi dan faktor fisik) sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Jadi fungsi pengorganisasian adalah menghubungan komponen pokok tersebut agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah.
Hubungan dalam organisasi dapat berbentuk : hubungan informal dan hubungan formal.
a. Hubungan informal : Hubungan yang tidak resmi, diluar pekerjaan.
b. Hubungan formal : Hubungan secara resmi, ditunjukkan dalam bagan organisasi dan pedoman organisasi.
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu : tanya jawab, wewenang, dan pertanggung-jawaban.
Pola Hubungan antar Komponen Organisasi
Semua tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan. Antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung jawaban memiliki hubungan yang erat dan berkaitan satu dengan yang lainnya.
Rentangan Kekuasaan
Munculnya rentangan kekuasaan karena adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Rentangan kekuasaan ini harus ditetapkan untuk mengetahui seberapa jauh seseorang dapat memimpin dan mengatur sejumlah bawahan dengan efektif dan efisien. Banyak sedikitnya hubungan antar pemimpin dengan bawahan dipengaruhi beberapa faktor :
a. Latihan dari bawahan : Bawahan yang mendapat latihan sempurna akan mengurangi frekuensi dengan pimpinannya.
b. Pendelegasian wewenang
c. Perencanaan : Bila semua perencanaan yang disusun dalam keadaan baik, maka tidak akan terjadi hubungan yang terlalu banyak antara bawahan dan pimpinan.
d. Teknik komunikasi : Teknik komunikasi yang baik akan mempengaruhi rentangan kekuasaan yang ada.
Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :
a. Didasarkan pada suatu angka.
b. Didasarkan pada waktu.
c. Didasarkan pada fungsi perusahaan.
d. Didasarkan pada luas daerah operasi.
e. Didasarkan pada jenis barang yang dihasilakan.
f. Didasarkan pada jenis langganan.
Karakteristik Struktur Organisasi
Setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu : Keseimbangan dalam organisasi dan fleksibel.
Pengarahan
Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan adalah aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Di dalam manajemen, pengarahan bersifat sangat kompleks. Oleh karena itu pengarahan dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip :
a. Prinsip mengarah kepada tujuan : Makin efektif proses pengarahan, makin besar sumbangan bawahan untuk mencapai tujuan.
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan : Kebutuhan akan terpenuhi bilamana orang-orag dapat bekerja dengan baik, pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
c. Prinsip kesatuan komando : Prinsip ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggunng jawab bawahan.
Cara-cara Pengarahan
a. Orientasi yaitu cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
b. Perintah yaitu permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada waktu tertentu. Adapun perintah yang diberikan pada bawahan dapat berupa : perintah umum dan khusus, perintah lisan dan tertulis, perintah formal dan informal.
c. Delegasi wewenang, dalam pendelegasian wewenang ini bersifat lebih umum, pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.
Komunikasi
American Training Director memberikan definisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasimagar supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia yang serasi. Definisi lain mengatakan komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan, pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Dapat diambil kesimpulan bahwa : Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, dengan lembaga dan sebaliknya.; Hubungan yang timbul dalam komunikasi digunakan untuk menyalurkan gagasan.; Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan serasi dan saling pengertian.; Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan simbol, kata-kata, surat, dan sebagainya.
Agar komunikasi lebih efektif dan efisien. Perlu memperhatikan bebepara prinsip yaitu : 1. Komunikasi harus jelas. 2. Prinsip integritas. 3. Prinsip penggunaan organisasi informal.
Motivasi
Keberhasilan yang dapat dicapai akan semakin besar jika para manajer mampu memberi dorongan (motivasi). Motivasi memiliki dua macam bentuk : motivasi positif dan negatif.
Pengkoordinasian
Koordinasi yang dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka. Untuk itu mereka perlu mengetahui tujuan organisasi.
Prinsip-prinsip koordinasi
Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai apabila diikuti tiga prinsip berikut : prinsip kontak langsung, prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi, dan hubungan timbal balik di antara fakto-faktor yang ada.
Pelaksanaan fungsi koordinasi
Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara yaitu :
- Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
- Memastikan apakah tiap individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
Pengawasan
Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui hasil yang dicapai. Cara yang dilakukan pengawasan adalah membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standart atau rencananya, dan melakukan perbaikan bila terjadi penyimpangan.
Langkah-langkah pengawasan
a. Menciptakan standart, merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dikerjakan. Biasanya dibuat didasarkan pada kondisi kerja yang normal.
b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standart, untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang terjadi.
c. Melakukan tindakan koreksi, bertujuan untuk memperbaiki dan menyempunakan segala kegiatan. Urutan kegiatan yang harus dilakukan dalam pengambilan tindakan koreksi : menghayati masalah yang dihadapi, mencari kemungkinan untuk mengatasi kesalahan, mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut, dan menentukan cara untuk mengadakan koreksi.
Syarat-syarat pengawasan yang baik
Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivasi); pengawasan harus luwes/fleksibel; pengawasan harus ekonomis; pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standart yang digunakan; pengawasan harus mudah dimengerti; dan lain sebagainya.